（一） 海運出口貨代工作流程
海運出口貨代工作涉及問題多、環節復雜，認真做好出口貨代工作，了解和熟悉出口運輸的各個環節和操作程序，直接關系到出口運輸任務的完成和企業效益，對擴大出口、多創匯有著十分重要的意義。這是根據外貿合同中的運輸條款，把賣給客戶的貨物進行組織安排，經過海運到目的港。凡以CIF 或CFR 條件成交的出口貨物，應由我方派船或訂艙運輸，凡以FOB 條件成交的出口貨物，則由買方派船運輸。我們先以CIF 或CFR 條件成交，由賣方安排運輸的情況，作一說明。
1．審核信用證中的裝運條款。為使出口工作順利進行，收到信用證后，必須審核證中有關的裝運條款，如裝運期、結匯期、裝運港、目的港、能否轉船與分批、是否指定船名、船籍和船級等。有的采證要求提供各種證明，如離港證明書、航線證明書、船長接受隨船單證收據等。對這些條款和規定，應根據我國政策、國際慣例、要求是否合理、我方能否辦到來考慮接受或提出修改要求。具體說明如下： （1） 裝運期必須訂明年份月份，對船舶靠港很少的港口，應爭取跨月裝運。要結合商品性質，選擇合適季節，如雨季不宜裝煙葉、茶葉，夏季不宜裝瀝青、牛羊肉和橡膠，北歐、加拿大東岸不宜在冰凍期裝運，熱帶地區不宜雨季裝運（2） 裝運期與信用證的期限要一起考慮，一般來信后一定期限內裝運，遠洋運輸不少于1 個月，近洋航線不少于20 天。特別注意避免“雙到期”，即信用證有效期與裝運期同時到期。一般情況下，結匯有效期應長于裝運期10 ～15 天，以便裝船出B／L 后有足夠時間辦理結匯。 （3） 出口貨物的裝運港，爭取訂為“中國港口” 或訂為幾個中國港口，由賣方選擇，靈活機動。 4） 在不用聯運方式運輸時，一般不接受內陸城市為目的地條款，應選擇靠其最近的，且我方便于訂艙的海港為目的港，在提單上注明“轉運到×× （內陸城市）” 字樣，即ntransistto ×××。 （5） 出口到沒有直達船的港口，要訂明“允許轉運”，對貨量較大商品為便于備貨及配船，更應在信用證上規定“允許轉船及分批裝運” 條款。不能接受買方指定中轉港、二程船公司和船名條件，也不能接受在提單上注明中轉港和二程船船名的條件。 （6） 對買方提出貨物限期運抵目的港的要求應予重視，但一般不同意規定運抵期限的條款，因為船舶在海上航行，很難保證到達目的港的準確時間，結果出口方很容易造成違約。 7） 關于指定船舶或限制航線的條款，一般不能接受由買方指定船公司以及限制船型、船齡、船級等條件，因為CIF 或CFR 出口，安排船只和航線等是賣方的權利。 8） 關于指定裝卸碼頭及倉庫的條款，一般也不能接受。因為一旦指定后就會產生碼頭吃水淺與深的問題，出口時碼頭有沒有泊位，使用大船停靠是否能靠上碼頭以及該碼頭與班輪公司專用碼頭不一致、倉庫已滿不能接貨， 就會有移庫、短駁、船期損失費、駁船使用費等情況發生。 9） 關于大宗貨物溢短裝條款：交貨數量應訂有一個伸縮率，一般為增減5 ％～ 10 ％，由船方選擇決定。大宗的麻袋、紙袋等包裝貨物出口，應增加大包裝，即現在常用的噸袋包裝，每麻袋如果是50 公斤，噸袋里放20 小袋，這樣有利于裝卸，也有利保持數量不缺少。
2．備貨報驗。備貨工作就是根據出口合同及信用證中有關貨物的品種、規格、數量、包裝等的規定，按時、按質、按量地準備好應出口的貨物，并做好申請報驗和領證工作。冷藏貨要降溫，以保證裝船時符合規定溫度要求。在我國，凡列入商檢機構規定的“種類表” 中的商品以及根據信用證、合同規定由商檢機構出證的商品，均需在出口報關前，填寫“出口檢驗申請書” 申請商檢。有的商品需鑒定重量，有的需進行動植物檢疫或衛生安全檢驗，要事先辦妥，取得合格的檢驗證書。出口前的準備工作，做到貨證齊全，包括外地運來的出口貨物都備妥后，即可辦理托運工作。
3．托運訂艙。托運訂艙的原則是，根據統籌兼顧、適當安排的原則， 相同條件下優先配裝國輪，其次配載外運租船或合資船，再配外輪，但由于運價的不同，經營航線的各異，服務質量的優劣，又因具體情況具體分析。首先外運公司，外輪代理，聯合船代和專此船公司，制定出月度海運出口船期表。上海地區比較全面的船期表有外運公司的船期表，中遠國際貨運的船期表、外代的船期表等。其次出口公司向外運公司、一級貨運代理（如中遠貨運公司，外代貨運部和其他國際貨運代理）訂艙配載。貨主在船舶抵港和截止簽單前遞交托運單，外運公司或其他國際貨代經審核，簽出裝貨單，訂艙工作即告完成，就意味著托運人和承運人之間的運輸合同已經締結。
4．保險。貨物訂妥艙位后，屬賣方保險時，即可辦理貨物運輸險的投保手續。保險金額通常是以發票的CIF 價加成投保（加成數根據買賣雙方約定，如未約定，則一般加10 ％投保）。
5．貨物集中港區。當船舶到港裝貨計劃確定后，按照港區進貨通知或船公司通知提集裝箱、裝箱、進港，在規定的期限內，由托運人或貨代辦妥集港運輸手續，將出口貨物及時運至港區集中，等待裝船，做到批次清、件數清、標志清。在這項工作中，還要特別注意與港區、船公司、貨代、運輸車隊或鐵路等單位保持密切聯系，按時完成進貨，防止工作脫節影響裝船進度，或者貨物進港太晚不能裝上船的后果。
6．報關（通關）。貨物集中港區后，編制出口貨物報關單連同裝貨單、發票、裝箱單、商檢證等有關單證向海關申報出口，經海關關員進行單證審核后，以及部分貨物查驗合格后方可裝船。
7．裝船工作。在裝船前，理貨員代表船方， 收集經海關放行的裝貨單和收貨單，經過整理后，按照船舶積載圖，分批接貨裝船。裝船過程中，貨主委托的貨運代理一般派人在現場監裝，隨時掌握裝船進度并處理臨時發生的問題。裝船方法通常有三種：一是碼頭作業，由港區提供足夠的勞務和機械，按積載圖、正常情況下24 小時連續裝船；二是現裝船，即車輛將貨物直接運到碼頭船邊進行裝船；三是外檔過駁，貨物由駁船集港，貨物停留在駁船上。裝船時駁船直接靠海輪外舷，將貨物直接吊到海輪上。這種“船過船” 的作業方式稱為外檔過駁。裝貨完畢，理貨組長要與船方大副共同簽署收貨單，交與托運人或貨代、船代。理貨員如發現某批貨有缺陷或包裝不良，即在收貨單上批注，并由大副簽署，以明確船貨雙方的責任。但作為托運人，應盡量爭取不在收貨單上批注以取得清潔提單。
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